Dosyalar ve projeler (ortak)

Kimin içinBüro sahibiAvukat / UzmanSekreter / AsistanMuhasebe (büro)

Dosyalar modülü, uzun süren bir işi tek kartta toplar. Şu an Suite Profesyonel tarafından kullanılır; avukatlıkta “dosya”, mimarlıkta “proje”, mali müşavirlikte “mükellef dosyası” olarak görünür.

Dosya kartı

Bir dosyada şunlar bulunur:

• Numara (DOS-000001), müvekkil, başlık, tür, açıklama ve etiketler.
• Taraflar: karşı taraf, karşı vekil, bilirkişi gibi kişiler.
• Ekip: sorumlu kişi ve ekibe eklenen diğer çalışanlar.
• Durum: Açık, Beklemede, Kapandı, Arşiv. Kapanmış dosyaya yeni süre, zaman kaydı ve masraf eklenemez; not, belge ve ücret işlemleri sürer.
• Safahat: dosyada yapılan önemli her işlem, kim ve ne zaman bilgisiyle sırayla durur.

Kim hangi dosyayı görür?

Bu kural sunucuda uygulanır, ekranda gizlemekten ibaret değildir:

• Yönetici yetkisi olmayan kişi yalnız ekibinde olduğu dosyaları görür. Liste, arama, ajanda, rapor ve diğer ekranlarda başkasının dosyası hiç çıkmaz.
• Dosyayı açan kişi yönetici değilse otomatik ekibe eklenir; yönetici sonra ekibi değiştirebilir.
• Muhasebe rolü dosyanın içeriğini (başlık, taraf, not, belge) görmez; yalnız para ekranlarını (taksit, tahsilat, avans) görür. Bu ekranlarda dosya başlığı yazmaz, yalnız dosya numarası ve müvekkil adı görünür.
• Yazma işlemleri kayda geçer; kayıtta kim, ne zaman, hangi alan bilgisi vardır, başlık ya da ücret gibi değerler yazılmaz.

Süre ve duruşma ajandası

Dosyaya duruşma, süre, tebligat gibi tarihler yazarsınız. Ajandada gecikenler en başta görünür. Önemli: sistem tarih hesaplamaz. Tebliğden süre, adli tatil ya da bayram etkisi gibi hesapları siz yaparsınız; sistem yazdığınız tarihe göre hatırlatır.

• Hatırlatma zamanlarını seçersiniz (örneğin 7 gün, 1 gün, 2 saat önce).
• Personele giden mesajda dosya numarası, tür ve gün/saat yazar.
• Müvekkile isterseniz giden mesajda yalnız gün ve saat yazar; dosya konusu ve taraf adı yazmaz.
• Mesaj için SMS ya da WhatsApp sağlayıcınız bağlı olmalıdır; değilse mesaj gitmez.
• İsterseniz süre, sorumlunun Randevu takvimine de yansır.

Zaman kaydı

Sayaç açıp kapatır ya da süreyi elle girersiniz. Kaydı faturalanabilir işaretleyebilirsiniz. Saat ücreti ve yuvarlama (5, 15, 30 dakika gibi) ayarlardandır. Herkes yalnız kendi zaman kaydını görür; yönetici hepsini görür. Faturalanmış kayıt kilitlenir.

Masraf ve müvekkil avansı

• Masraf: harç, posta, bilirkişi, yol gibi giderleri dosyaya yazın. Masrafın müvekkilin avansından mı yoksa büronun cebinden mi ödendiğini seçersiniz. Büro cebinden ödenen masraf müvekkile yansıtılacak diye işaretlenebilir.
• Avans: müvekkilden alınan masraf avansı ve iadeler. Dosya ve müvekkil bazında bakiye görünür. Bakiye eksiye düşerse sistem uyarır ama masraf girişini engellemez.

Avans gelir değildir

Müvekkil avansı yalnız dosyaya yazılan bir hesap hareketidir. Satış, kasa, ciro ve muhasebe kaydına işlenmez. Makbuzu ya da faturayı büro kendi yolundan keser.

Ücret ve tahsilat

1. Dosyaya ücret anlaşmasını yazın: maktu, saatlik, aylık, başarı yüzdesi ya da karma. Tutarı siz yazarsınız; tarife tutarı sistemde yoktur.
2. Taksit planı üretin (eşit bölünmüş ya da aylık) ya da taksitleri tek tek ekleyin. Zaman kayıtlarını da bir taksite dönüştürebilirsiniz.
3. Tahsil et: taksit Kasa’ya gönderilir; ödemeyi Kasa ekranında alırsınız (cariye de yazılabilir). Satış kapanınca taksit Tahsil edildi olur.
4. Dışarıda alınan ödeme için Dışarıda tahsil edildi işaretlenir.
5. Makbuz ya da fatura kesildiyse numarasını kaydedin. CukoZ e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Fatura ya da e-Arşiv düzenlemez.

Taksit kısmi ödeme tutmaz; kısmi ödeme için taksiti bölün.

Belgeler

Dosyaya PDF, JPG, PNG ve WEBP belge eklenir (en çok 10 MB). Ad, tür ve not yazılabilir. Silinen belge listeden kalkar. Bir dosyaya en çok 300 belge eklenir.

Raporlar

Dosyalar → Raporlar: gecikme yaşlandırması (kaç gün gecikmiş), müvekkil avans bakiyeleri ve personel raporu (yalnız yönetici). Panoda açık dosya, bu hafta ve geciken süreler görünür.

Henüz olmayanlar

UYAP bağlantısı, süre ve tarife hesabı, CSV ile toplu içe aktarma, çıkar çatışması kontrolü, müvekkil portalı, belge şifreleme ve kartla otomatik çekim yoktur.