Görünüm
Operasyon
Kimin içinMüdürMutfakGarsonSahip
Operasyon modülü, restoranın günlük düzenini kâğıttan ekrana taşır: açılış/kapanış listeleri, görevler, vardiya notları, sıcaklık kayıtları, arızalar, ruhsat ve sözleşme süreleri, otomatik uyarılar. Her bölüm işletme bazında ayrı açılıp kapanabilir.
Yetkiler: Operasyon kayıtları (listeleri doldurma, görev tamamlama, kayıt girme) ve Operasyon yönetimi (şablon, görev atama, kurallar). Sipariş alma veya mutfak ekranı yetkisi olan personel de kontrol listelerini doldurabilir.
Bugün
Operasyon → Bugün vardiyanın tek bakışlık özetidir:
- Göstergeler: Kontrol listesi, Açık görev, Görülmemiş olay, Uygunsuz gıda (7 gün), Bakım (7 gün), Belge.
- Bugünkü kontrol listeleri — Başla / Devam et / Tamamlandı.
- Bugün ve gecikenler (görevler) ve Sıradaki işler (hiçbir şey yoksa: “Bekleyen bir şey yok. Güzel bir vardiya.”).
- Hızlı düğmeler: Sıcaklık gir, Deftere yaz, Görev ver.
Kontrol listeleri şube bazındadır; birden fazla şubeniz varsa üstten şube seçin.
Açılış ve kapanış kontrol listeleri
Etkileşimli anlatım
Açılış kontrol listesini doldurma
OperasyonBugün
Kontrol listesi
0/2
Açık görev
3
AçılışSabah açılışıBaşla
KapanışGece kapanışıBaşla
Sıcaklık girDeftere yaz
Adım 1 / 6
Bugünkü listeyi açın
Operasyon → Bugün ekranında “Bugünkü kontrol listeleri” görünür. Aktif her şablon için o güne ait liste kendiliğinden açılır. Başla’ya dokunun.
Adımları metin olarak oku
- Bugünkü listeyi açın. Operasyon → Bugün ekranında “Bugünkü kontrol listeleri” görünür. Aktif her şablon için o güne ait liste kendiliğinden açılır. Başla’ya dokunun.
- Basit maddeleri tek dokunuşla işaretleyin. Her dokunuş hemen kaydedilir; bağlantı kopsa bile yapılan işaretler kaybolmaz. Yanlış işaretlediğiniz maddeyi Geri al ile geri alabilirsiniz.
- Ölçüm isteyen maddeye değeri girin. Sıcaklık gibi ölçüm maddelerinde değeri sayı olarak girin (örn. 3,5). Değer aralıktaysa madde tamamlanır.
- Aralık dışı değerde ne yaptığınızı yazın. Değer aralık dışındaysa bir açıklama zorunludur: ne yaptınız? Kayıt yöneticiye bildirilir ve Olay merkezine düşer.
- Fotoğraf isteyen maddede fotoğraf ekleyin. Şablonda “Fotoğraf iste” seçili maddeler, telefonun kamerasıyla çekilen bir kanıt fotoğrafı olmadan tamamlanmaz.
- Listeyi tamamlayın. Tüm maddeler işaretlenince Tamamla etkinleşir. Tamamlanan liste kilitlenir; kimin, ne zaman tamamladığı kayda geçer ve geçmişte görünür.
Şablon oluşturma (yönetici)
- Operasyon → Kontrol listeleri → Şablonlar sekmesinde Yeni liste’ye basın.
- Liste adı (örn. “Mutfak açılış kontrolü”) ve Tür seçin: Açılış, Kapanış, Vardiya, Özel.
- Şube: Tüm şubeler veya tek şube.
- Madde ekle ile maddeleri yazın (“Ne kontrol edilecek?”). Her maddede isteğe bağlı:
- Fotoğraf iste — madde kanıt fotoğrafı olmadan tamamlanmaz.
- Ölçüm iste — birim ve Alt / Üst sınır (boş = sınır yok). Örn. buzdolabı 0–4 °C.
- Aktif — her gün yeni liste açılsın seçili olsun ve kaydedin.
Bir listede en az 1, en fazla 60 madde olabilir. Şablon değişikliği bugün açılmış listeyi etkilemez; ertesi günden itibaren geçerlidir.
Hazır listeler
İlk kurulumda işletme tipini uyguladıysanız “Açılış” ve “Kapanış” listeleri hazır gelir: kasa açılış bakiyesi, buzdolabı ve dondurucu sıcaklığı, salon, rezervasyonlar, tükenen ürünler; açık adisyon kalmadı, kasa sayıldı, ocak/fritöz/fırınlar kapatıldı, fire girildi, çöp ve zemin, alarm ve kilit.
Liste doldurma (personel)
- Bugün veya Kontrol listeleri → Bugün sekmesinde listeyi açın.
- Maddeleri işaretleyin — her dokunuş hemen kaydedilir. Yanlışı Geri al ile düzeltin.
- Ölçüm maddelerinde değeri sayı olarak girin (örn. 3,5).
- Değer aralık dışındaysa “Ne yaptığını yaz” alanı zorunludur (örn. “Kapı açık kalmış, kapatıldı; 30 dk sonra tekrar ölçülecek.”). Kayıt yöneticiye bildirilir ve Olay merkezine düşer.
- Fotoğraf maddelerinde Fotoğraf ekle ile kamerayı açın.
- Tüm maddeler bitince Tamamla. Tamamlanan liste kilitlenir: “Liste tamamlandı, değiştirilemez.”
Listeler her gün, o gün Kontrol listeleri ekranı ilk açıldığında oluşur. Geçmiş sekmesi eski listeleri gösterir.
Görevler
Tek seferlik veya tekrarlayan işler için (davlumbaz filtresi, buzdolabı arkası temizliği, eksik malzeme alımı…):
- Görev ver’e basın.
- Görev (örn. “Davlumbaz filtrelerini yıka”), Açıklama, Kime (bir kişi veya boş) ve Bölüm (Mutfak, Salon, Bar, Kasa, Temizlik, Depo, Yönetim) girin.
- Son tarih ve Öncelik (Düşük, Normal, Yüksek, Acil) seçin.
- İsterseniz Tekrarlayan görev (1–365 günde bir) ve Fotoğrafla tamamlansın seçin.
Personel Benim görevlerim’de kendine veya bölümüne atanan görevleri görür ve tamamlar (fotoğraflı görevlerde önce fotoğraf eklenir). Tekrarlayan görev tamamlanınca bir sonraki otomatik açılır. Tarihi geçen görevler Gecikenler’dedir. Görevi yalnızca yönetici iptal edebilir.
Vardiya defteri
Vardiya biterken olanları yazın: bozulan ekipman, gelmeyen tedarik, şikâyet eden masa. Sonraki ekip güne bununla başlar.
- Deftere yaz: kategori (Operasyon, Arıza, Misafir, Stok, Personel, Rezervasyon, Tedarik, Diğer), Önem (Bilgi, Uyarı, Kritik) ve metin.
- Son 7 günün notları listelenir; sabit (iğnelenmiş) notlar ve çözülmemiş kritik notlar her zaman üsttedir.
- Not çözüldü olarak işaretlenebilir; iğnelemeyi yönetici yapar.
Gıda güvenliği
HACCP tarzı sıcaklık ve kontrol kayıtları. Denetimde en çok sorulan kanıt, her sabah ve akşam girilen dolap sıcaklıklarıdır.
Hızlı kayıt için hazır türler ve kabul aralıkları:
| Tür | Kabul |
|---|---|
| Buzdolabı | 0–4 °C |
| Dondurucu | −25…−18 °C |
| Mal kabul (soğuk) | ≤ 4 °C |
| Pişirme (iç sıcaklık) | ≥ 75 °C |
| Sıcak bekletme | ≥ 63 °C |
| Yağ değişimi, Temizlik, Hijyen, İlaçlama, Diğer | Uygun / yapıldı veya Uygun değil |
- Kontrol türü’nü ve Ekipman / ürün’ü seçin.
- Değeri girin (örn. −18 veya 3,5) ya da uygunluk seçin; isterseniz fotoğraf ve not ekleyin.
- Değer aralık dışındaysa veya “Uygun değil” seçildiyse düzeltici işlem yazmak zorunludur (örn. “Ürünler diğer dolaba alındı, servis çağrıldı; 30 dk sonra tekrar ölçülecek.”).
Uygunsuz her kayıt kritik olay olarak Olay merkezine düşer. Kayıtlar listesi son 14 günü gösterir.
Olay merkezi
Dikkat gerektiren her şey burada toplanır: “Mutfaktan sonra iptal”, “İade”, “Kapalı hesap açıldı”, “Kasa farkı”, “Kritik stok”, “Geciken sipariş”, “Gıda güvenliği”, “Kontrol listesi aralık dışı”, “Bakım zamanı”, “Belge süresi”, “Arıza”.
- Olaylar önem derecesiyle (bilgi, uyarı, kritik) listelenir; tür filtresi vardır.
- Yönetici olayı gördüğünü işaretler veya Tümünü gördüm ile hepsini kapatır.
- Arka planda birkaç dakikada bir kritik stok, geciken sipariş, bakım ve belge süreleri kontrol edilir; aynı durum için tekrar tekrar olay açılmaz.
Demirbaş ve bakım
Demirbaş ekle: ad, kategori (Soğutma, Pişirme, Kahve & bar, Bulaşık, Havalandırma, Elektronik, Mobilya, Diğer), marka/model/seri no, konum, Alış tarihi, Alış bedeli, garanti, Bakım aralığı (gün) ve not (servis telefonu, garanti koşulları…). Kod otomatik verilir (DMB-0001).
- Durum: Çalışıyor, Arızalı (arıza kaydı yöneticiye bildirilir), Hurdaya ayrıldı.
- Bakım kaydı: tarih, tür (Periyodik bakım, Onarım, Kontrol), açıklama, teknisyen, maliyet, duruş süresi. Kayıt girilince arızalı cihaz tekrar “Çalışıyor” olur.
- Sonraki bakım = son bakım (veya alış tarihi) + bakım aralığı. 7 gün içinde bakımı gelenler Bakımı gelen olarak işaretlenir.
Belgeler
İşyeri açma ruhsatı, hijyen sertifikaları, kira sözleşmesi, sigorta poliçesi… Bitiş tarihini girin, süresi dolmadan hatırlatılsın.
- Belge ekle: tür (Ruhsat / izin, Sertifika, Sözleşme, Personel belgesi, Ekipman belgesi, Tedarikçi belgesi, Sigorta, Diğer), sahip türü (İşletme, Personel, Tedarikçi, Demirbaş), karşı taraf (belediye, sigorta şirketi, kiraya veren…), tarihler, tutar ve dosya.
- Hatırlatma, bitişten kaç gün önce yapılacağına göre (varsayılan 30 gün) çalışır.
- Durumlar: Süresiz, Geçerli, Yaklaşıyor, Süresi doldu. Kullanılmayan belgeleri Arşivle.
Otomasyon kuralları
Operasyon → Otomasyon “EĞER … İSE …” kuralları kurar. Kural ekle → bir durum seçin, eşiğini girin ve ne olacağını belirleyin (Ne yapılsın): yöneticiye bildir, yönetici onayı iste veya açıklama yazılmasını iste.
| Durum | Bugün ne yapar? |
|---|---|
| Stok kritik seviyede | Olay merkezi ve POS bildirimi |
| Sipariş gecikti (dk, varsayılan 30) | Olay merkezi ve POS bildirimi (2 katında kritik) |
| Bakım yaklaştı (gün) | Olay merkezi ve POS bildirimi |
| Belge süresi doluyor | Olay merkezi ve POS bildirimi |
| Yüksek indirim (%, varsayılan 15) | Eşiği aşan indirim yönetici onayı ister |
| Kasa farkı (₺, varsayılan 50) | Kasa kapanışında açıklama + yönetici onayı ister |
| Gıda güvenliği uygunsuz | Her zaman kritik olay |
Henüz uygulanmayan kural
“Düşük misafir puanı” kuralı tanımlanabilir ancak şu anda sistem tarafından uygulanmaz. Düşük puanlar yine de POS bildirim ziline düşer.
Sık yapılan hatalar
- Listeyi sabah doldurmayı akşama bırakmak. Kayıtlar zaman damgalıdır; denetimde geriye dönük doldurma anlaşılır.
- Aralık dışı değere “tamam” yazmak. Gerçekten ne yapıldığını yazın; bu kayıt sizin kanıtınızdır.
- Tekrarlayan işleri her hafta yeniden görev olarak vermek. Tekrarlayan görev kullanın.