Görünüm
Satın alma
Kimin içinMüdürSahip
Satın alma süreci, tedarikçiye verdiğiniz siparişi baştan sona izler: taslak → onay → gönderim → mal kabul. Gelen mal siparişe karşı kabul edilir; eksik gelenler ve fiyatı değişenler kayda geçer. Paketinizde Satın alma & tedarikçi özelliği olmalıdır.
Kim ne yapar?
| İş | Gereken yetki |
|---|---|
| Sipariş oluşturma, düzenleme, mal kabul | Satın alma |
| Siparişi onaylama | Satın alma onayı (yoksa onay yetkili bir yöneticinin PIN’i) |
Hazır roller: Satın almacı sipariş verir ve mal kabul yapar ama onaylayamaz; Şef de sipariş verebilir; Müdür tüm yetkilere sahiptir. Böylece siparişi veren ile onaylayan ayrılır.
Sipariş önerisi
Stok → Sipariş önerisi, neyi ne kadar sipariş etmeniz gerektiğini hesaplar ve tedarikçiye göre gruplar:
- Günlük tüketim = son 14 günün satış (reçete) + fire + personel tüketimi ortalaması.
- Hedef = Par seviyesi + günlük tüketim × teslim süresi (gün; girilmemişse 1).
- Yolda = onaylı, gönderilmiş veya kısmi gelmiş siparişlerde henüz gelmeyen miktar (taslaklar sayılmaz).
- Kalem, mevcut + yolda ≤ kritik seviye olduğunda listeye girer (Tüm kalemleri göster ile hepsi görülür).
- Önerilen miktar = hedef − mevcut − yolda; koli gibi alış birimlerine yukarı yuvarlanır.
Adımlar:
- Önerilen miktarları gözden geçirin, gerekirse düzeltin; tedarikçisi olmayan kalemlere tedarikçi seçin.
- Sipariş taslakları oluştur’a basın. Her tedarikçi için bir taslak açılır.
- Taslakları kontrol edip onaylayın ve gönderin.
Öneri yalnızca öneridir
Sistem kendiliğinden sipariş vermez. Par seviyesini ve teslim süresini stok kaleminde doğru girmek, önerinin kalitesini belirler.
Satın alma siparişi
Durumlar
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Taslak | Hazırlanıyor; onay bekliyor |
| Onaylı | Onaylandı; tedarikçiye gönderilebilir |
| Gönderildi | Tedarikçiye iletildi |
| Kısmi | Bir kısmı teslim alındı |
| Tamamlandı | Tamamı alındı veya kalanı kapatıldı |
| İptal | İptal edildi |
Siparişler şube bazında SAS-00001 biçiminde numaralanır.
Adım adım: yeni sipariş
- Stok → Satın alma ekranında Yeni sipariş’e basın.
- Tedarikçi seçin (listede yoksa yeni adını yazıp ekleyin) ve Beklenen teslim tarihini girin (varsayılan yarın).
- Kalemler’i ekleyin: ad, SKU veya barkodla arayın (barkod okuyucu çalışır). Miktar ve Birim fiyat ₺ girin; ⇄ düğmesi alış birimi ile stok birimi arasında geçiş yapar.
- İsterseniz Not (tedarikçiye iletilecek) yazın (örn. “sabah 10'dan önce teslim, arka kapı”).
- Kaydedin — “Taslak sipariş SAS-… oluşturuldu”.
Kurallar: bir siparişte aynı kalem iki kez olamaz, en fazla 200 satır. Tedarikçi sonradan değiştirilemez (“başka tedarikçi için yeni sipariş aç”).
Onay
Sipariş sayfasında Onayla → “SAS-… siparişini onayla”. Yetkiniz yoksa Yönetici onayı gerekli penceresi yönetici PIN’i ister.
Onaylı siparişi düzenlemek onayı kaldırır
Düzenle yalnızca Taslak ve Onaylı siparişlerde çalışır. Onaylı bir siparişte değişiklik yaparsanız sipariş tekrar onay bekler.
Tedarikçiye gönderme
Gönder’e basın. “Sipariş gönderildi olarak işaretlendi” penceresinde:
- Yazdır — A4 “Satın alma siparişi” formu (toplam KDV hariç, tahmini).
- WhatsApp’la paylaş — sipariş metni hazır bir WhatsApp mesajı açılır.
Yalnızca onaylı siparişler gönderilebilir.
Mal kabul ve kapanış
Mal geldiğinde sipariş sayfasındaki Mal kabul ile teslim alın — bkz. Mal kabul. Sipariş sayfasının yan panelinde Teslim durumu (teslim alınan oran) ve Geçmiş (Oluşturuldu, Onaylandı, Gönderildi, Kapandı / İptal edildi) görünür.
- Kalanı kapat — gelmeyecek miktarları kapatır: “Gelmeyen miktarlar kapatılsın mı?”. Sipariş Tamamlandı olur, kalan miktar “yolda” hesabından çıkar ve eksik teslim olarak raporlanır. Tedarikçiye ayrıca haber vermeyi unutmayın.
- İptal — Taslak, Onaylı veya Gönderildi durumunda yapılabilir. Mal kabul yapılmış siparişler iptal edilemez; kalanı kapatın.
Liste ekranı
Satın alma siparişleri ekranında üst göstergeler: Açık sipariş, Bekleyen tutar, Onay bekleyen taslak, Gecikmiş teslimat (beklenen tarihi geçmiş). Durum sekmeleri ve tedarikçi filtresiyle listeyi daraltın.
Tedarikçi performansı
Stok → Tedarikçi performansı (dönem: Son 30 gün, Son 90 gün, Son 1 yıl veya tarih aralığı). Her tedarikçi için:
- Teslimat sayısı, Zamanında / Geç (beklenen tarihi olan teslimatlar içinde)
- Eksik teslim — en az bir kalemi eksik gelen teslimatlar
- Kalite reddi — kapı kontrolünde “Uygun değil” işaretlenenler
- Teslim değeri
- Fiyat farkı — (gerçek fiyat − sipariş fiyatı) × teslim alınan miktar. Artı = pahalıya geldi.
Ölçütler ayrı ayrı gösterilir; tek bir “puan” hesaplanmaz.
Fiyat geçmişi
Stok listesinde bir kalemin Fiyat geçmişi: son alış fiyatı, en düşük, en yüksek, güncel maliyet ve 90 günde değişim, tarih ve tedarikçiye göre alış listesiyle.
Borç yaşlandırma ve ödemeler
Mal kabulde Cari faturası da oluştur seçiliyse teslim alınan tutar tedarikçinin cari hesabına borç yazılır. Bu borçlar:
- Muhasebe → Ödeme takviminde vadesine göre görünür ve Öde ile ödenir.
- Borç yaşlandırmada en eski fatura önce kapanır; gruplar: vadesi gelmemiş, 1–30, 31–60, 61–90, 90+ gün.
Bkz. Muhasebe ve Müşteriler → Tedarikçi kartı.
Sık yapılan hatalar
- Siparişi onaylamadan göndermeye çalışmak. Önce Onayla, sonra Gönder.
- Gelmeyecek kalemleri açık bırakmak. Sipariş önerisi onları “yolda” sayar ve eksik sipariş verirsiniz. Kalanı kapat kullanın.
- Mal kabulü siparişsiz “Alış girişi” ile yapmak. Eksik teslim ve fiyat farkı ölçülemez; siparişli alımlarda Mal kabul kullanın.